Hoe kun je veilig bestanden opslaan en delen via de Cloud?

Online Opslag SQR

Met de introductie van ‘Het nieuwe werken’ werken we niet meer vanaf één plek en hebben we teamleden of collega’s verspreid over diverse locaties waarmee we bestanden moet kunnen delen. Kortom we willen altijd bij onze bestanden kunnen vanaf welke locatie dan ook. Er zijn diverse oplossingen beschikbaar zoals Dropbox, GoogleDrive, OneDrive van Microsoft, iCloud en de veiligere Online Opslag van SQR.NL. Waarom dat zo is, komt in dit artikel aan bod.

Gevaren bij een Public Cloud

Er kleven enkele nadelen aan bestandsdeling en -opslag in publieke opslagdiensten. Zo is het niet altijd helder welke diensten jouw medewerkers gebruiken. Je hebt geen zicht op de bestanden die gedeeld worden en welke rechten er aan deze bestanden meegegeven worden. Eén verkeerd vinkje kan ervoor zorgen dat een complete map door iedereen bekeken en gedownload kan worden. Dat vereist veel discipline van jou en jouw collega’s.

Dataopslag

Heb je enig idee waar de data die je deelt via zo’n dienst, opgeslagen wordt? Buiten de Nederlandse landsgrenzen is onze wetgeving logischerwijs niet meer van toepassing. Wie heeft er nu toegang tot de bestanden? En welke instanties mogen meekijken met wat je doet? Je weet het niet, omdat je het niet kunt zien en de aanbieders er geen openheid over geven. Is de data eigenlijk wel voldoende beveiligd? En hoe controleer je dat?

iCloud

Als je gebruikmaakt van een iPad, iPhone, iPod Touch of Mac, kom je al snel bij het in het Apple besturingssysteem geïntegreerde iCloud. De dienst is ook beschikbaar voor Windows 7 en 8, maar niet voor Windows RT. Om je iCloud te bekijken, kun je ook naar de iCloud website. Apple biedt standaard gratis 5GB opslagruimte, maar als je wilt, kun je best voordelig upgraden. Het gebruik van iCloud op Mac is eenvoudig, aangezien het al ingebouwd zit. Voor gebruik op Windows zul je het iCloud Control Panel moeten downloaden. Zodra het Control Panel is gedownload en geïnstalleerd, zul je het eerst moeten vertellen wat het gaat synchroniseren voordat het uitgevoerd wordt. Eenmaal ingesteld, gaat het in het vervolg automatisch. Wat beveiliging van je gegevens betreft zit het op een device wel goed indien je een pincode of vingerafdruk hebt ingesteld. Zodra je een reservekopie maakt naar de iCloud is er minder zekerheid. Meer informatie over gegevensbescherming bij iCloud vind je hier.

Dropbox

Dropbox is wellicht synoniem komen te staan voor Cloudopslag. In de kern is Dropbox een plek in de cloud waar je bestanden kunt opslaan en delen. Dat kunnen documenten zijn, maar ook muziek, video’s of foto’s. Het is een ideaal om bestanden vanaf je thuis- of werkcomputer ook met mobiele apparaten te delen.

Binnen Dropbox is, net als bij de andere oplossingen, versie-tracking van toepassing zodat je precies ziet wie welke veranderingen heeft doorgevoerd en je in staat bent om naar een eerdere versie terug te keren. De versiehistorie beslaat 30 dagen bij een document of ander type bestand.

Dropbox werkt door een map op je computer aan te maken en de inhoud daarvan met de cloud te delen. Die cloud synchroniseert weer met de devices waarop je Dropbox geïnstalleerd hebt staan. Je kunt ook bij je eigen Dropbox komen door naar de website te navigeren.

Naast de basis upgrade om in een klein team te werken is er een zakelijke versie beschikbaar die onbeperkte opslag en versiehistorie biedt en meer toegangsopties kent voor 795 dollar per jaar tot vijf gebruikers. Helderheid over de bescherming van je gegevens in Dropbox is er niet.

Google Drive

Google Drive ontstond ooit als afgeleide van Google Docs; een plek die vooral bedoeld was om gedeelde documenten op te slaan. Daar kun je het nu nog steeds voor gebruiken, al zijn de opties intussen veel talrijker.

Bij de installatie van Drive op Windows krijg je de mogelijkheid om een heel officepakket erbij te installeren dat samenwerkt met de cloud. Op andere platforms wordt alleen een losse Drive-app geïnstalleerd. Toegang is ook mogelijk via een browser en ook daarmee werkt het platform hecht samen met de Docs-functionaliteit.

Nadeel bij Drive is dat gebruikers niet automatisch worden uitgelogd bij het beëindigen van een browsersessie, wat een securityrisico betekent als je weleens van een gedeelde pc of tablet gebruik maakt.

De werking van Drive is in de meeste opzichten gelijk aan die van andere besproken diensten, al geeft Google wel 15GB gratis weg bij het aanmaken van een account. Voor bedrijven is er Google Apps for Business waar je tot 16TB aan opslag voor een account kunt krijgen.

Let wel op dat Google de bestanden die je opslaat in Drive doorspit om je op basis daarvan gepersonaliseerde advertenties te kunnen tonen. Er is dus geen helderheid over de bescherming van je gegevens bij Google Drive. Drive werkt snel en biedt net als de andere diensten aan, dat je van bestanden een preview kunt opvragen.

Microsoft OneDrive

Met een Microsoft-account beschik je al over OneDrive. Of je nu gebruikmaakt van een Windows Phone, een Xbox, Skype of Outlook.com; je kunt direct aan de slag met deze opslagdienst van Microsoft.

OneDrive kent vele toepassingen. Het is geschikt om mappen te synchroniseren, om bestanden te delen en om een back-up te maken naar de cloud. Voor Windows Phone en Windows-tablets geldt al dat foto’s in OneDrive worden opgeslagen. Voor de gebruikers van Mac en Android (en natuurlijk Windows 7, 8 en 10) geldt dat je een client kunt downloaden die automatisch bestanden synchroniseert.

Microsoft OneDrive integreert goed met Microsoft-applicaties als Office. Er is een zakelijke versie voor bedrijven, die naast Office 365 ook met SharePoint werkt, en een cloudgebaseerde bibliotheek biedt voor zakelijke documenten en samenwerking ondersteunt.

OneDrive biedt gratis 15GB, gebruikers van Office 365 krijgen voor 10 euro per maand 1TB opslagruimte. Daarnaast is ook een abonnement beschikbaar voor 2 euro per maand, daarvoor krijg je 50GB. Er is geen helderheid over de bescherming van je gegevens in OneDrive.

Waarom Online Opslag van SQR.NL?

Als je de gevaren van een public cloudoplossing begrijpt en onderkent, wordt het automatisch logisch om na te denken over een alternatief: Online Opslag van SQR.NL.

Online Opslag van SQR.NL wordt aangeboden met storage op Nederlandse ISO 20000 en ISO 27001 gecertificeerde datacenters waarmee je data onder Nederlandse wet- en regelgeving valt. Door het aanmaken van een eigen mappenstructuur en het toekennen van rechten aan mappen, heb je volledig controle over met wie je de bestanden deelt. Zo kun je een hele map aan één persoon of een groep toekennen of slechts een bestand met één persoon delen. De gebruikers kun je limiteren in de hoeveelheid data die ze mogen uploaden, zodat je je eigen limiet niet overschrijdt. Je kunt je echter afvragen met het grootste pakket van 5TB of je je daar heel druk om moet maken.

AVG-ready

Kortom Online Opslag van SQR.NL is een veilige en flexibele cloudoplossing die voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, internationaal bekend als GDPR) voor het opslaan, synchroniseren en delen van zakelijke bestanden. Als bedrijven niet voldoen, worden hoge boetes opgelegd. De AVG is van invloed op alle bedrijven die persoonsgegevens verwerken. Dit omvat bijvoorbeeld namen, klantgegevens, telefoonnummers, e-mailadressen of andere gegevens waarmee mensen kunnen worden geïdentificeerd.

Via Online opslag is het mogelijk al deze data veilig te bewaren. De bedrijfsdata wordt automatische gesynchroniseerd en is beschikbaar op een centrale locatie in de cloud. Via elk device zoals jouw pc, laptop, tablet en smartphone beschikken jij en je collega’s over de meest recente bestanden. Online Opslag is het veilige alternatief voor o.a. Dropbox en Google Drive. Online Opslag biedt voor jou de mogelijkheid om jouw data beschikbaar te hebben op al jouw devices, of het nu een Windows, Mac, Android, iOS of Windows Phone device betreft.

Subdomein of unieke naam?

Je kunt ervoor kiezen om je eigen cloud op een subdomeinnaam onder te brengen. Het is natuurlijk helemaal te gek om voor een unieke naam te gaan door te kiezen voor een van de nieuwe domeinextensies. Wat te denken van .media, .fyi, .finance of .photos. Kijk hier welke extensies er nog meer zijn.

GRATIS .team domeinextensie

Bij het grootste pakket met 5TB SSD opslag krijg je een gratis .team domeinextensie erbij. Zo heb je een unieke url waarmee je bestanden kunt benaderen en delen met de door jou geselecteerde contactpersonen.

Wil je het proberen?

Overal en op elke device toegang tot jouw data? Wil je meer weten over onze Online Opslag van SQR.NL en wil je gebruik maken van de voordelen? Bekijk dan deze video of bestel het dan via deze link.

Hungry for news?

Schrijf je in voor de SQR nieuwsbrief en blijf op de hoogte. Je gegevens worden gebruikt voor het verzenden van nieuws, technische updates en support artikelen.

Ingevoerde gegevens worden alleen gebruikt voor het toesturen van onze nieuwsbrieven

Nieusbrief